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Die elektronische Entgeltbescheinigung spart Zeit und Aufwand

Die elektronische Entgeltbescheinigung spart Zeit und Aufwand

Bei der Abrechnung von Löhnen und Gehältern ist eine ganze Reihe an gesetzlichen Regelungen und Vorgaben zu berücksichtigen. Involviert sind nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern auch Krankenkassen sowie Sozialversicherungsträger. Um sämtlichen beteiligten Instanzen die Informationen zur Lohnabrechnung zukommen zu lassen, wird die elektronische Entgeltbescheinigung genutzt. Unternehmen übermitteln diese an die Erbringer von Sozialleistungen, damit sie Entgeltersatzleistungen auf deren Grundlage berechnen können. Eine solche Berechnung ist beispielsweise erforderlich, um die Höhe von Mutterschafts- oder Krankengeld zu kalkulieren. Mit unserer Softwarelösung NAPA3 nehmen Sie die Lohnabrechnung in digitaler Form vor und erhalten die Option, Entgeltbescheinigungen über das Webportal per E-Mail, Post oder E-POST zu versenden. Dadurch profitieren Sie von einer modernen und effizienten Software, die die Prozesse des Personalwesens automatisiert und erleichtert.

Elektronische Entgeltbescheinigung – Aufgaben und Funktionen

Um die Höhe von Entgeltersatzleistungen wie Kranken-, Mutterschafts-, Kinderpflegekranken- oder Versorgungskrankengeld sowie Übergangsleistungen der Agentur für Arbeit, der Unfallversicherung oder der Rentenversicherung zu ermitteln, ist die Entgeltbescheinigung als Grundlage unerlässlich. Arbeitgeber sind seit dem Jahr 2011 dazu verpflichtet, diese Bescheinigungen in Form einer gesicherten und verschlüsselten Datenübertragung an die Träger sozialer Leistungen weiterzuleiten. Ist eine Bescheinigung des Verdienstes erforderlich, erhalten Arbeitgeber eine Information des Sozialleistungsträgers. Üblicherweise werden die Rückmeldungen der Leistungsträger ebenfalls elektronisch übermittelt, lediglich die Agentur für Arbeit versendet die Information über die Leistungshöhe nach wie vor postalisch.

Verpflichtung zur elektronischen Verdienstbescheinigung

Hat ein Arbeitnehmer einen Anspruch auf Krankengeld, erhält er dieses durch seine Krankenkasse. Fällig wird diese Entgeltersatzleistung beispielsweise bei einer stationären Behandlung oder einer andauernden Arbeitsunfähigkeit, die über einen Zeitraum von sechs Wochen hinausgeht. Die Entgeltbescheinigung müssen Arbeitgeber unaufgefordert an die Kasse übermitteln. Hierfür sind gesicherte und verschlüsselte Formen der Datenübertragung zu verwenden, die aus einem systemgeprüften Programm (Zertifikat) oder mit systemgeprüften Ausfüllhilfen durchgeführt werden. Die Software NAPA3 erfüllt diese gesetzlichen Vorgaben vollständig und stellt die geschützte Verarbeitung aller sensiblen Daten sicher. Die Versendung von Papierdokumenten ist nur noch in wenigen Ausnahmefällen zulässig, etwa bei der Organ-, Gewebe- oder Blutspende oder bei einem Anspruch auf Pflegeunterstützungsgeld.

Elektronische Entgeltbescheinigung für sämtliche Branchen

Seit dem 01.07.2011 sind Unternehmen sowie Steuerberater – d. h. die Ersteller der Daten – dazu verpflichtet, die Entgeltbescheinigungen in elektronischer Form einzureichen. Dies bietet für die Leistungsträger zahlreiche Vorteile: Die elektronische Übermittlung erleichtert die Verarbeitung und Erfassung relevanter Daten, verringert die Fehlerquoten und spart Zeit ein. Daher ist es empfehlenswert für Arbeitgeber, auf die elektronische Entgeltbescheinigung zu setzen und sinnvolle Wege für die Übermittlung der Formulare zu finden. Mit unserem System NAPA3 erhalten Sie eine Rundum-Lösung, die Ihnen die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtert und zudem viele Schritte erspart. Darüber hinaus ist das System für die Bearbeitung des gesamten Personalmanagements konzipiert und stellt daher ein optimales Tool dar, um die Vorgänge im HR zu digitalisieren.

Versenden Sie die Verdienstbescheinigung einfach per Software

Die Übermittlung der Entgeltbescheinigungen an die Sozialversicherungsträger erfolgt über eine Lohnsoftware. Bei der Nutzung profitieren Sie von einem Höchstmaß an Sicherheit. So gewährleisten wir Ihnen die Einhaltung sämtlicher aktueller rechtlicher Vorschriften. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung der Informationen unter Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Standards. Im System stehen alle Bescheinigungen und Dokumente automatisch zur Verfügung, sodass Sie diese flexibel und bequem abrufen können.

Entgeltbescheinigung bei Mutterschaftsgeld

Schwangere sowie Mütter beziehen in der Zeit unmittelbar vor sowie nach der Geburt des Kindes das Mutterschaftsgeld. Dieser Zeitraum erstreckt sich auf die letzten sechs Wochen vor der Geburt sowie acht Wochen danach. Diese Art von Entgeltersatzleistung dient der wirtschaftlichen Absicherung und erfolgt über die gesetzliche Krankenversicherung. Die Differenz zwischen dieser Leistung und dem Nettolohn wird über den Arbeitgeber gezahlt, jedoch erfolgt eine Erstattung des Betrags durch die Krankenkasse. Liegt die Bescheinigung einer Hebamme oder eines Arztes über den ermittelten Termin der Geburt vor, muss der Arbeitgeber die Entgeltbescheinigung an die Krankenversicherung übermitteln. Auch dies wird in elektronischer Form durchgeführt. Eine solche Bescheinigung enthält Pflichtangaben, etwa bezüglich der Unternehmensdaten mit einem Ansprechpartner, eine Betriebsnummer der Kasse sowie Informationen zum Arbeitnehmer. Auch Angaben zum Beginn des Mutterschutzes, zum Starttermin der Beschäftigung und weitere entgeltbezogene Informationen müssen getätigt werden. All diese wichtigen Daten ruft die Software NAPA3 automatisch ab, sobald eine elektronische Entgeltbescheinigung ausgestellt werden muss. So wird Ihnen der langwierige Aufwand der Formularerstellung erleichtert.

Entgeltbescheinigung für Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und mehr – NAPA3

Neben der automatischen Erstellung und Versendung der elektronischen Entgeltbescheinigung bietet das Tool NAPA3 von haveldata zahlreiche Features und Funktionen, die die Abläufe in der Personalverwaltung erleichtern sowie optimieren. Dies erfolgt individuell und flexibel auf Ihre Anforderungen abgestimmt, denn Sie als Kunde wählen selbst aus, in welchem Umfang Sie das System für Ihr Unternehmen und das Personalwesen nutzen möchten. Je nach Paket erstellen Sie hierüber die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die aufgrund des monatlichen Ablaufs alle wesentlichen auszuführenden Verfahren berücksichtigt. Bereitgestellt werden alle Rechengrößen und gesetzlichen Faktoren wie Kirchensteuer und Lohnarten. Weiterhin ist es möglich, in NAPA3 alle Personal- und Stammdaten einzupflegen und Dokumente wie Zeugnisse und Bescheinigungen durch die Mitarbeiter selbst erfassen zu lassen. Weitere Funktionen der Software umfassen ein professionelles Reisekostenmanagement, ein Bewerberportal oder Funktionen für die Abrechnung von Personalkosten. Auch die für Arbeitnehmer erforderliche Ausstattung kann dort dokumentiert werden. Auf diese Weise entlasten Sie die Führungsetage, den Personalbereich und erleichtern die interne sowie externe Kommunikation durch eine transparente und sorgfältige Vernetzung.

Erstellen Sie die elektronische Entgeltbescheinigung einfach per Klick

Mit dem System NAPA3 erwerben Sie eine moderne Software, die Prozesse reibungslos gestaltet und die Abläufe verschlankt. Die Software von haveldata verringert Fehlerpotenziale, spart unnötige Zwischenschritte ein und deckt alle Aspekte des digitalen Personalwesens ab. Egal, ob Sie die Entgeltbescheinigung automatisiert versenden oder weitere Funktionen nutzen möchten – bei uns erhalten Sie ein Servicepaket, das genau auf Ihren Bedarf zugeschnitten ist. Auf Wunsch können Sie gleich die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern und von unserem Angebot des Outsourcings Gebrauch machen. Dank unserer langjährigen und umfangreichen Erfahrung als Softwarehersteller für die Personalwirtschaft verfügen wir über ein breites Netzwerk an Kunden sämtlicher Branchen und haben im Laufe der Jahre unsere Leistungen immer wieder an die hohen Anforderungen des HR-Bereichs angepasst. Mittlerweile profitieren mehr als 1 200 Unternehmen von unseren modularen Softwarelösungen, die für sämtliche Tätigkeiten des Personalmanagements anwendbar sind. Möchten Sie mehr über unsere Produktwelt erfahren? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gern!

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